Découvrez les avantages du télésecrétariat externalisé
Entre la prise de rendez-vous, l’accueil téléphonique, la gestion de l’agenda, … Le secrétariat médical est le service indispensable à tous les professionnels de santé. Mais l’embauche d’un nouveau salarié implique des charges importantes, parfois difficiles à assumer pour le médecin. D’où l’intérêt de recourir à des secrétaires à distance. Découvrez tous les avantages du télésecrétariat externalisé.
Quels sont les avantages du télésecrétariat externalisé ?
Qu’il vienne remplacer le secrétaire médical ou compléter son activité, le télésecrétariat externalisé se révèle une aide de plus en plus précieuse pour les professionnels de santé.
Optimiser la gestion des rendez-vous
Le télésecrétaire à distance doit être en mesure de réaliser les mêmes tâches qu’un secrétaire médical présent sur place. À savoir :
- optimiser la gestion des appels et des rendez-vous ;
- gérer les annulations et les remplacements ;
- gérer les urgences ; etc.
Libéré de ces charges administratives, le médecin peut se concentrer sur son cœur de métier : prendre soin de ses patients.
Améliorer la qualité de prise en charge des patients
Faire appel aux services de télésecrétariat externalisé améliore l’expérience du patient à tous les niveaux :
- La relation patient-médecin : en l’absence de secrétaire, c’est le médecin qui doit gérer l’ensemble des appels et prises de rendez-vous. Ces appels qui surgissent en plein milieu d’une consultation présentent un inconfort majeur pour le patient ausculté.
- Les boîtes vocales : le patient qui atterrit sur une boîte vocale ne bénéficie pas d’une prise en charge à la hauteur de ses attentes. Il n’hésitera pas à se tourner vers un autre professionnel de santé capable de répondre plus rapidement.
- L’avant-rendez-vous : le service de télésecrétariat externalisé peut compléter l’activité d’un secrétaire médical déjà surchargé. En les déchargeant avec un service à distance, les secrétaires sont plus à même d’offrir une qualité d’écoute et de conseils aux patients.
- L’accueil personnalisé : avant de commencer à recevoir les appels, les télésecrétaires reçoivent des instructions du professionnel de santé. L’accueil des patients est conforme au protocole du cabinet.
Grâce à tous ces avantages, l’externalisation du secrétariat améliore l’image de marque du cabinet médical et surtout la prise en charge des patients.
Gagner en flexibilité
Externaliser le secrétariat médical, c’est gagner en flexibilité. Le médecin peut partir en vacances sans se préoccuper des rendez-vous manqués pendant son absence. À son retour, il pourra reprendre le travail avec un agenda rempli par le télésecrétaire ainsi que prendre connaissance des messages importants directement transmis. Finalement, même pendant les vacances du médecin, le cabinet continue d’être actif.
Le télésecrétariat externalisé, c’est aussi bénéficier d’un service à la carte. Vous pouvez choisir toutes les modalités d’intervention en fonction de vos besoins :
- Service de télésecrétariat à temps plein ou à temps partiel
- Mise en place d’un assistant externe toute l’année ou de manière ponctuelle
- Intervention du télésecrétaire pendant vos horaires d’ouverture ou en dehors
- Délégation totale ou partielle des missions du secrétaire médical
Activité ou horaires de travail, vous choisissez le champ d’intervention de ce prestataire externe.
Réduire les charges fixes
Pour les petits cabinets, faire appel à un service de télésecrétariat externalisé est avant tout une histoire de budget. Nombre de professionnels qui débutent n’ont pas les moyens d’embaucher un secrétaire salarié à plein temps. Déléguer la gestion de certaines tâches à un service externe permet ainsi de réduire les dépenses, et pas seulement au niveau des charges salariales et patronales. Désormais, vous n’avez pas non plus besoin d’investir dans du matériel informatique nécessaire aux secrétaires (comme l’ordinateur, le téléphone, le logiciel de gestion, les fournitures …).
En outre, vous pouvez adapter l’externalisation du secrétariat à votre budget. À mesure que votre enveloppe augmentera, il sera toujours possible d’augmenter le niveau de délégation.
Savoie Secrétariat Service : un secrétariat externalisé de qualité
Chez Savoie Secrétariat Service, nous vous proposons un service complet de télésecrétariat externalisé. Gestion de vos messages, réceptions des appels, filtrages, prises de rendez-vous, nous réalisons l’ensemble des tâches en accord avec vos instructions initiales grâce à nos secrétaires choisis pour leurs compétences et leurs qualités humaines. En faisant appel à nos services, vous augmentez la satisfaction de vos patients et votre image de marque. Contactez-nous !