Télésecrétariat médical - Tout savoir

Un secrétaire médical est indispensable dans un cabinet. Mais une surcharge de travail, un manque de budget ou de temps ne permettent pas toujours de mener de front l’ensemble des tâches administratives, d’où l’importance de déléguer cette activité. Avec le télésecrétariat médical, l'accueil téléphonique des patients et la gestion de l’agenda sont entièrement pris en charge. Savoie Secrétariat Service vous explique en détails les missions d’un secrétaire médical à distance, dans quels cas faire appel à ses services et vous présente les avantages et les inconvénients de l’externalisation.

Le télésecrétariat médical, c’est quoi ?

Le télésecrétariat médical, c’est une délégation de l’ensemble des tâches de secrétariat. De l’accueil téléphonique des patients à la prise de rendez vous en passant par la gestion des appels urgents … Toutes les tâches normalement réalisées par un secrétaire médical doivent pouvoir être effectuées par le secrétaire à distance.
Voici précisément l’ensemble des missions incombant au télésecrétaire médical :

• Gestion de vos messages ;
• Gestion d'agenda et prise de rendez-vous ;
• Gestion des appels urgents ;
• Passage d'appels après filtrage de l'opérateur ;
• Rappel automatique des rendez-vous par SMS ;
• Gestion complémentaire du planning avec Doctolib ou Maiia.

Réalisées au sein des cabinets médicaux, des cliniques ou des hôpitaux, ces prestations permettent aux professionnels de santé de se décharger d’une multitude de tâches administratives.

Pourquoi externaliser son service de secrétariat ?

Il existe de nombreuses raisons de faire appel à un service de télésecrétariat médical :

• Vous n’avez pas le budget pour faire appel à un secrétaire salarié : comme il s’agit d’une prestation externalisée, vous pouvez déléguer certaines charges adaptées à vos capacités financières. Vous n’avez pas besoin d’embaucher une nouvelle personne, ce qui vous évite de nombreux frais additionnels (salaire, congés payés, charges patronales …).
• Vous partez en congé : pendant votre absence ou celle de votre secrétaire, le télésecrétaire médical prend la relève.
• Vous subissez une grosse charge de travail : le secrétariat médical peut venir vous assister lors d’un pic d’activité. Ce faisant, vous maintenez une qualité de service optimale auprès de vos patients. Et ce, quelle que soit la quantité de travail à gérer en interne.

Quels sont les avantages et inconvénients du secrétariat à distance ?

Vous hésitez encore à faire appel à un service de télésecrétariat médical ? Voici un tableau récapitulatif des avantages et inconvénients :

Avantages

• Un service professionnel et spécialisé dans le domaine médical.
• Une couverture téléphonique étendue, y compris en dehors des heures de bureau.
• Une réduction des coûts par rapport à l’embauche d’un salarié à temps plein.
• Une flexibilité accrue, le télésecrétaire s’adaptant aux besoins du médecin, aussi bien en termes d’activité ou d’horaires.

Inconvénients

• Le niveau de personnalisation est différent d’un secrétaire qui connaît bien l'entreprise et ses patients.
• Il n’est pas possible d'exécuter les tâches nécessitant la présence physique d’un secrétaire, comme l’accueil physique des patients ou la gestion des courriers papier.

Comment choisir son service de télésecrétariat médical ?

Des petites agences aux structures qui gèrent des centaines d'établissements, il existe une multitude de prestataires offrant des services de télésecrétariat médical. Mais comment choisir parmi toutes les offres disponibles ?
Voici quelques critères à prendre en compte :

• Le budget : si le télésecrétariat médical vous permet de réduire les coûts en termes de charges salariales, cela varie d’un établissement à l’autre.
• Les activités à gérer : toutes les plateformes de télésecrétariat ne proposent pas les mêmes prestations. Vous devez en trouver une capable de répondre exactement à l’ensemble de vos besoins.
• Le ressenti : le secrétariat médical, qu’il soit à distance ou en présentiel, c’est avant tout une relation d’humain à humain. Le télésecrétaire doit se montrer chaleureux, de bonne humeur et à l'écoute de vos patients.

Chez Savoie Secrétariat Service, nous nous adaptons à l’ensemble de vos demandes, tout en offrant à vos patients une expérience de qualité. N’hésitez pas à nous contacter !